LEAN - Case Study - Sistem Penyampaian 1

Buat masa ini, banyak initiatif yang cuba dijalankan oleh kerajaan untuk menjadikan operasi mereka leboih lean. Sebelum saya kongsi beberapa case study lain yang diutara semasa sessi kurus lean beberapa agensi kerajaan yang lain, rencana ini dipetik daripada:

http://pmr.penerangan.gov.my/index.php/component/content/article/79-mengenai-kerajaan/8577-sistem-penyampaian-kerajaan-.html

Kerajaan sentiasa mengambil perhatian dan berusaha untuk meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan semua kementerian dan agensi sektor awam. Pelbagai tindakan susulan telah dilaksanakan dengan memberi penekanan kepada lima (5) aspek berikut, iaitu:

·         pembangunan Sumber Manusia; 

·         pemantapan sistem dan prosedur kerja; 

·         pengemaskinian undang-undang dan akta; 

·         penggunaan ICT dalam penyampaian perkhidmatan; dan 

·         pelaksanaan transformasi organisasi secara menyeluruh.

Selain daripada usaha berterusan seperti yang tersebut, mulai tahun 2007, kerajaan telah mengambil inisiatif untuk menubuhkan Pasukan Petugas Khas Pemudahcara Perniagaan, yang  dikenali secara ringkas sebagai PEMUDAH.

PEMUDAH merupakan satu perkongsian bistari (smart partnership) di antara kerajaan dan sektor swasta yang diwakili oleh Federation of Malaysian Manufacturers (FMM).  PEMUDAH telah berjaya menghasilkan beberapa pembaharuan dan peningkatan kecekapan penyampaian dengan memudahcarakan prosidur dan tempoh pengurusan..

Contoh 1 - Tempoh pengeluaran passport dari beberapa minggu sehingga hanya dua (2) jam yang merupakan satu rekod sedunia.

Contoh 2: 
Secara khusus, mengenai pemantapan pengurusan kewangan, sukacita dimaklumkan bahawa, melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2006, semua agensi Kerajaan dikehendaki menguruskan pembayaran bil dan tuntutan tidak lewat dari 14 hari dari tarikh ianya diterima. Berdasarkan pemantauan rapi yang dilaksanakan, prestasi agensi-agensi Kerajaan dalam menguruskan pembayaran bil dan tuntutan telah bertambah baik. Bagi tempoh 1 hingga 31 Oktober 2009 misalnya, prestasi pengurusan bil bagi 24 Kementerian adalah seperti berikut:

* Pembayaran dalam tempoh 14 hari ialah 96.67%  dengan melibatkan 446,147 bil, di mana 86.66% mencapai tahap pembayaran dalam tempoh 7 hari yang melibatkan 391,858 bil

* Pembayaran lewat iaitu melebihi 14 hari ialah 1.33%  yang melibatkan 6,030 bil

Contoh 3:

Untuk meningkatkan lagi kecekapan dalam menguruskan surat-menyurat, Kerajaan telah menetapkan dalam para 6.10 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 bahawa semua surat yang diterima hendaklah diambil tindakan segera. Sekiranya surat itu memerlukan jawapan segera, ia hendaklah dibalas dalam masa yang singkat. Sekiranya jawapan segera tidak dapat diberikan, penulis surat itu hendaklah dimaklumkan melalui surat akuan terima yang menyatakan bahawa tindakan sedang diambil dan jawapan yang lengkap akan disusuli dalam satu jangka masa yang dinyatakan.

Contoh 4: Lesen Perniagaan

Sila rujuk Blog MPC

http://blog.mpc.gov.my/index.php/2011/07/12/meningkatkan-penyampaian-perkhidmatan-sektor-awam-melalui-pemodenan-lesen-perniagaan?blog=6

Kerajaan akan terus berusaha gigih, dengan menggunakan kaedah pengurusan dan teknologi yang bersesuaian untuk terus meningkatkan lagi mutu system penyampaian sektor awam supaya lebih responsive serta dapat memenuhi kehendak rakyat jelata. Dalam pada ini, kerajaan sentiasa mengalu-alukan dan menghargai maklumbalas dan teguran secara spesifik daripada orang awam, dan khasnya daripada wakil rakyat.

-CER-