History of Quality AUDIT

Historical perspective of quality audit

The term of quality audits were cited in the first edition of “Quality Control Handbook” (Juran, 1951). Juran describe the quality audit as part of quality assurance process. Since then, the quality audit terms have been used extensively a in various publication and quality audit had been implemented either formally or informally by organization and government agencies.

In 1975 at the meeting of the ASQC's General Technical Council (GTC) administrative committee, a new steering committee on quality auditing was established and given the responsibility to explore quality auditing as a potentially major segment of the society's technical program (Campbell, 1996). Whereas, the systematic implementation of quality audit started with the birth of quality standard. Even previously there are several quality standards develop by government and customers, the first formal quality management standard was established 1979 by British Standard Institute named as BS5750. The standard set the requirements for quality management. One of the main requirements was to conduct quality audit. In 1987, the BS 5750 British Standard was revised and was adopted as the ISO 9000 international standards (Franceschini et al., 2006). Since introduction of ISO9001 in 1987, various study on quality audit were conducted and framework presented.

While the certification of quality auditors was being initiated in 1984. ASQC work began on developing a certification exam. In 1986 the committee issued Generic Guidelines for Auditing of Quality Systems and developed an authoritative set of audit definitions. In 1987, 28 members of the Quality Auditing Technical Committee (QATC) took a pilot exam. Later, several volunteering local sections also took the exam. Based on the success of these pilots, the Society formally adopted the Certified Quality Auditor Program.

WHAT is quality AUDIT?

QUALITY AUDITING SECTIONS

WHAT IS QUALITY AUDIT?

The term of quality audit is commonly used in field of quality management system. However the terms are always mixed or confused with accounting auditing terms i.e. quality in auditing. Some scholar actually discussed on quality of internal accounting audit instead of quality audit. Hence, it is important to define the term of quality audit in order to avoid unambiguous in using the term of quality audit. The term was split audit and quality terms in order to define the term of quality audit.

What is different between audit, inspection,

assessment, survey, check, spot-check,

verification, validation etc?!!

The term of audit often used in ACCOUNTING. The Oxford Advanced Learner’s dictionary (1990) and Longman Contemporary English Dictionary (2001) defined audit as “examination of accounts or financial record. Due to definition of audit is biased toward accounting or financial audit, it is important to define the term audit for quality audit. It is also important to understand the definition of audit before any audit is initiated to avoid confusion on how the audit should be conducted (audit method) and selection of the auditor. 

AUDIT DEFINED

According to ISO 19011 (2002) and ISO9000 (2005), "audit is a systematic, independent and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which audit criteria are fulfilled".  The definitions of audit in table 2.1 can be associated with examination, verification, evaluation, assessment and check activities. ANSI and ISO define audit shall be conduct independently which others is not define. The ISO definitions of audit can be used in any type of audit except it imposed independent auditor. Different type of audit, have different type of audit criteria. Hence, the definitions of audit can be associated with examination, checking, evaluation, observation or assessment process to obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which audit criteria are fulfilled. Audit criteria can be set of policies, procedures or requirements used as a reference.

Table 1: Comparison of audit definition

Source	Definition	Comments
ANSI/ASQC (1986)	Systematic examination of the acts and decisions by people with respect to quality in order to independently verify or evaluate and report degree of compliance to operational requirements of the quality program, or the specifications or contract requirements of the product or service	Used term verify and evaluate degree of compliance to: <!--[if !supportLists]-->-          <!--[endif]-->Operational requirement of quality program <!--[if !supportLists]-->-          <!--[endif]-->Specifications <!--[if !supportLists]-->-          <!--[endif]-->Contract requirements
IEEE 1028 (1988)	An independent evaluation of software products or processes to ascertain compliance to standards, guidelines, specifications, and procedures based on objective criteria that include documents that specify the form or content of the products to be produced; the process by which the products shall be produced; and how compliance to standards or guidelines shall be measured	The definition emphasize on evaluation of compliance to: <!--[if !supportLists]-->-          <!--[endif]-->Audit criteria
Oxford Advanced Learner’s dictionary (1990)	examination of accounts to see that they are in order	The definition used the term examination.
ISO 12207 (1995)	Conducted by an authorized person for the purpose of providing an independent assessment of software products and processes in order to assess compliance with requirements	Used the term assessment and conducted by authorized personnel
Longman Contemporary English Dictionary (2001)	To officially examine a company’s financial record in order to check that they are correct	Used examine and check terms
ISO 19011 (2002)	Audit is systematic, independent and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which audit criteria are fulfilled	Used term evaluate

QUALITY DEFINED

For quality definition,  eventhough there are many definition of quality, the actual meaning and concept is same. Hence used of standard definition from ISO9000 (2005) was recommended. ISO9000 (2005) defined quality as degree to which a set of inherent characteristics fulfils requirements. The requirements include need or expectation whether is stated, generally implied or obligatory. Commonly the need or expectation refers to customers. 

Woodhouse (2003) stated that the quality has been applied to a number of characteristics such as excellence, value for money, conformance to specifications, transformation, and value added. This definition is more related toward the accomplishing the purpose of the organization where it is consider that if the organization has any of these characteristic is believed to has quality if it is performing necessary act to achieve its goals. On the other hand, Goldgberg and Shmilovici (2003) define quality as the ensemble of features and attributes which characterize a product or a service, and indicate its capacity to provide an implicit or explicit need. This explain that quality is about creating desired physical attributes of the products or services.

QUALITY AUDIT DEFINED

From the various definitions of audit and quality discussed, the definitions of quality audit in this article has been constructed as an examination, checking, evaluation, observation or assessment process to obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which quality audit criteria are fulfilled. In a simple definition it is about doing a planned process of checking whether the organization fulfilled or exceed the agreed standards by referring to the available evidence. The quality audit criteria are about meet or exceed customer requirements and further discuss in next section. While the evidence is any information available in the organization such as documented procedure, and observations through physical examination. 

Furthermore, Goldberg and Shmilovici (2003) defined quality audit as one of the tools to evaluate the effectiveness of the quality system for obtaining the organizational quality goals. They stated that the results of the quality audit are used for identifying weak spots, and unconformity to standards.

Edly Ramly

Quality Preacher

13 Oct 2012

Note: the full name of reference above available upon request.

Sindrom Kualiti Korea

Kualiti Kedai Kopi

Sindrom Kualiti KOREA

Minggu lepas, saya berpeluang untuk audit ISO/TS16949 di sebuah syarikat milik warga Korea. Saje je aku tanya pada salah seorang pengarah kat situ, “ Dah dekat lapan tahun kat sini, apa pendapat anda tentang Malaysia”. Beliau menyatakan bahawa, “kalau 15-30 tahun lepas, saya kagum dengan pembangunan dan keamanan di Malaysia. Tapi sekarang kalau nak dibandingkan dengan kemajuaan pembangunan dan teknologi, Korea jauh meninggalkan Malaysia”

Masa tu terfikir, ya tak ya, Korea sekarang ni tiba-tiba jadi terkenal:

KIA, Hyundai

SAMSUNG,LG,

K-POP, Gangnam, Cinta Sonata

Entah dari mana munculnya gergasi-gergasi Korea ni. Sebelum ni macam tak nampak je market diorang. Tu yang saya tertanya-tanya macam mana tiba-tiba produk, termasuklah jugak teknologi dan hiburan ini tiba-tiba jadi “famous”.

Daripada pengamatan saya, ada beberapa faktor yang sempat terfikir oleh saya walaupun ada banyak lagi faktor yang lain.

FAKTOR 1: BERANI MENCUBA

Kalau kita tinjau balik, Jepun pada tahun 60an, mereka jauh ketinggal dengan barat. Tak kira dari segi teknologi, automotif... barat terutamanya Amerika dan Eropah jauh mendahului mereka, sehingga Amerika sendiri menghantar 3 orang guru kualiti yang terkenal iaitu Dr Deming, Juran dan Crossby  untuk mengajar Jepun tentang kualiti.

Mereka menjual produk dengan harga murah dan kurang berkuali. Kalau cakap kereta Jepun, mesti orang cakap, badan kereta pakai tin susu. Lambakan alat elektrik juga sangat ketara. TETAPI cuba lihat pada tahun 80an, tiba-tiba produk mereka menjadi lebih berkualiti berbanding tahun 60an. Dengan mencuba, mereka banyak BELAJAR dan MENAMBAHBAIK kelemahan-kelemahan mereka.

Teknik ini ditiru oleh Taiwan dan Korea pada awal 90an dan telah nampak membuahkan hasil pada penghujung dekad 2000. MURAH dan tidak berkualiti ... tetapi menghasilkan banyak inovasi-inovasi bernilai tinggi yang boleh diperbaiki dan dipasarkan.

Kini Negara China telah memulakan strategi yang sama MURAH dan tidak berkualiti. Banyak lambakan produk berinovasi (dan jugak copy terus pun ada) di pasaran kita terutama di kedai-kedai RM2. Contohnya, oleh kerana saya banyak mengajar, ada satu produk yang saya paling suka ialah, Laser pointer 5in1. Ada telescopic, LED light, pen, remote, dan magnet. Produk ni boleh dapat di kedai DIY dengan harga kurang dari RM10.... J

Jadi faktor pertama – BERANI MENCUBA dan TAK BANYAK CAKAP... memang antara faktor produk Korea sekarang ni dasyat-dasyat belaka.

FAKTOR 2: KELUAR DARI KOREA

Semasa saya naik pesawat ke Tehran tahun lalu, majority penumpang dari Dubai Ke Tehran adalah warga KOREA dan China. Kalau dulu di Tehran, hanya penuh dengan kereta Peugeot tetapi sekarang kereta Korea dah berlambak kat sana. Jangan cerita Tehran, di Amerika sekarang pun KIA K5 Optima antara best seller di Amerika. Mingu depan, sayaa kan ke Vietnam untuk audit salah satu daripada syarikat Korea yang sudah mula bertapak disana lebih kurang lima tahun yang lepas.

Model-model kereta mahupun gajet elektronik yang mereka bawa keluar adalah bersusaian dengan pengguna tempatan ditempat tersebut. Saya teringat, salah seorang pengarah Toyota, sebelum mengeluarkan model kereta yang sesuai di Kanada, beliau, pergi menyewa kereta dan memandu di sana untuk membuatkan keputusan, apakah model yang sesuai disana...

Kini K-POP dan drama KOREA dengan mudahnya diterima oleh masyarakat kita. Sebelum ni, ingat lagiKAH kita dengan cerita OSHIN. Ni Jepun pada tahun 80an telah berjaya masuk ke Negara luar. Tu tak cerita Doraemon dll.

FAKTOR 3: RAKYAT BEKERJASAMA

Apabila saya perhatikan pembekal-pembekal untuk syarikat Korea, kebanyakannya adalah syarikat dari negara mereka sendiri. Sekurang-kuangnya, ada seorang Technical Advisor. Hal ni sama juga, dengan syarikat Jepun. Kalau mahu supply ke syarikat Jepun lain, mesti ada sekurang-kurangnya sorang Jepun kat situ.

Ada sorang kawan ni, daripada Department Purchasing. Syarikat beliau bekerja diambil alih oleh syarikat Jepun. Sebelum ni, ada satu komponen yang dibeli dari Jepun berharga RM1 seunit. Tetapi apabila syarikat ini diambil alih oleh syarikat Jepun yang lain, komponen ini dijual dengan harga tidak sampai 20 sen. Bila fikirkan balik, dasyat betul... diskaun 80% beb.

Kalau kita masih ingat lagi, pada awal 90an atau akhir 80an, boleh dikatakan setiap masa DUNIA Jam 10 akan memaparkan tunjuk perasaan di Korea terutamanya di Seoul. ADAKAH peristiwa ini menyebabkan mereka membantu satu sama lain?

Sebenarnya ada banyak lagi faktor yang menyebabkan SINDROM KUALITI KOREA ini menular. Tidak lama lagi SINDROM KUALITI MALAYSIA akan muncul. InsyaAllah

QHSE preachers

Edly Ramly

2 Oct 2012

Perangkap Pasangan Curang

Perangkap Pasangan Curang - Kualiti Kedai Kopi.

Perangkap Pasangan Curang

Pemasangan perangkap hadlaju AES (Automatic Enforcement System) dikhuatiri oleh ramai golongan “Casanova” kerana gambar mereka mungkin terlepas kepada pasangan mereka. Dengan gambar berresolusi tinggi, JPJ berkata, gambar kereta bersama pemandu dapat dirakamkan dengan lebih jelas. Bebarapa pemandu menyatakan, “AES ni bahaya jugak! Kalau gambar dihantar kerumah dan pasangan mereka yang melihatnya... huru hara jugak nanti!”

Pandangan dari sudut HSE, AES adalah amat dialu-alukan dan perlu di tempat-tempat yang selalu berlakunya kemalangan. Ianya dijangka dapat mengurangkan kadar kemalangan, jika ianya diuruskan dengan baik.

Manakala dari sudut mengurangkan KADAR JENAYAH, AES dan CCTV adalah salah satu strategi yang terbaik untuk memberenteras jenayah serta memudah penjenayah ditahan. Walaupun dalam pembentangan bajet 2013, lebih banyak ANGGOTA polis akan ditambah... mungkin lebih banyak kita akan jumpa mereka MELANGOK @ melepak kat pondok bit, minum kat kedai kopi. Tapi bila telefon, jika ada kes kecurian, belum tentu mereka dapat menahan penjenayah tersebut. Sama juga, jika ditambah bilangan motosikal, anggota tersebut perlu dibantu oleh mata-mata elekronik iaitu CCTV yang dikawal oleh pusat kawalan setempat. Jika tidak, macam mana nak cari penjenayah tersebut. 

Kalau ada jenayah berat, baru la sibuk nak buat sekatan jalan raya yang menyusahkan pengguna jalan raya yang lain. Dari pandangan KUALITI, CCTV adalah amat perlu untuk menjayakan BANDAR BERKUALITI – JENAYAH BERKURANGAN. Antara strategi pemasangan CCTV dan AES perlu dibentuk adalah:

1.        KOS yang berpatutan. Kalau harga CCTV yang berkualiti (ada zoom, dan night vision) boleh dapat lebih kurang RM500 (cap ayam boleh dapat RM200), campur upah pemasangan mungkin tak lebih RM2000 seunit bersama system internet. Baru la, lebih banyak CCTV yang boleh dipasang.

2.        Pemasangan CCTV yang memantau CCTV yang lain - Kalau ada yang cuba merosakkan CCTV tersebut, CCTV yang lain akan merakam perkara tersebut. Tempat yang sesuai adalah di lampu isyarat, persimpangan jalan kerana disitu dengan mudah 3 CCTV boleh dipasang untuk memantau laluan penjenayah.

3.        Pusat kawalan 24 jam - Pusat kawalan memererlu hubungan terus dengan 999 dan “ground support”. Pusat kawalan memerlukan penggembelingan tenaga antara PDRM, JPJ, PBT, ATM dll. Baru la kos dapat dikurangkan. Sebenarnya, dari sudut HSE pun lebih baik, daripada meletak anggota PDRM berpanas, dan berhujan serta menghidu asap tercemar kat pondok bit.

4.        Penyelenggaraan yang sempurna - Bab ni... nak kena mantap. Kalau tak jadi “gajah putih” la jawapnya.

5.        CCTV juga boleh dipasang pada teksi (atau mana-mana kenderaan), kerana teksi sentiasa berjalan menghantar pelanggan, sambil-sambil merakamkan perkara-perkara jenayah yang berlaku.

Di harap, dengan penggunaan teknologi ini, dapat mengurang kadar jenayah. Kalau mula-mula pandai curi basikal, lepas tu sudah tentu motor dan lepas tu  pecah rumah atau merompak bank dan akhirnya membunuh. Kalau ada CCTV, nak curi basikal pun susah. Jadi terbantut la cita-cita mereka untuk menjadi penjenayah yang lebih berat.

Dalam masa yang sama, kita dapat melahirkan tenaga pakar dalam bidang pemantauan secara teknikal mahupun strategi di mana dapat melahirkan peluang pekerjaan yang lebih berkualiti. Sokongan kepada “ground support” boleh diperluaskan dengan “air support” atau sokongan udara iaitu dengan penggunaan helicopter (tapi jangan la yang mahal sangat) mahupun kapal terbang tanpa juruterbang.

Oppss, terlari jauh pulak daripada topik tadi. Selain daripada mengurangkan jenayah, pasangan yang curang jugak dapat dikurangkan. Terima kasih kepada AES dan CCTV yang mampu meningkat kualiti hidup kita.

QHSE preachers

Edly Ramly 

30 Sep 2012

Kampung Kolot vs Kampung Kualiti

KUALITI KEDAI KOPI

Kampung Kolot vs Kampung Kualiti

Dah lama jugak aku tak tengok berita. Pagi tadi, dengar ada delegasi Kementerian Pembangunan luar Bandar melawat bandar di Jepun dan mahu mengikut model pembangunan kampong disana. Lepas ni nak hantar lagi ramai lagi. Aduhhh... kena belanja lagi. Susah sangat ke nak membangunkan kampong. Pergi Taiwan, Eropah atau mana jugak ceruk dunia... tak semestinya dapat mengubah kampong Kolot kita.

Kampung KOLOT! He he he apa tu?

Tengok je la cerita Hantu Mak Limah... tu antara contoh kampong kolot. Pembangunan tidak sekata, ada yang yang duduk kat rumah yang tunggu masa nak roboh.  Minda pun cam kolot jugak la, pasal mungkin macam “KATAK dibawah Tempurung”. Nak kta miskin atau fakir tak jugak. Kebayakannya tak ada hutang. Tapi perbelanjaan pulak tak terurus.

Lepas tu semua nak kerajaan support dan nak free je. Jangan la asyik bagi FREE. Jalan free, Internet dan laptop free, bukak kedai, kilang kecil pun free. Dah bagi tu, apa pulak “contribution” pada pembayar cukai. Jangan marah ya… orang kampong, pasal kawan bukan cakap pasal kampong korang.

Kesian...... Jadi Kampung Tinggal....

Jalan Pulak...., Macam Jalan Moto-Cross..!

Baik Punya Modified...J

Nasib Baik Ada Yang Sudi Membantu....

   

Kenapa jadi macam ni?

Tiga Penambaikan diperlukan segera. Iaitu yang pertama:

PENAMBAHBAIKAN PENTADBIRAN KAMPUNG

Sekarang ni ada Penghulu, Ketuas Kampung, JKKK dan macam-macam lagi. JKKKK tu bagus. Tapi teknik 3k mementingkan jugak pembangunan keperluan dan memberi pulangan balik kepada ekonomi.  Seeloknya tubuhkan la jugak jawatankuasa pembangunan kampung yang fungsinya lebih kurang sama dengan majlis perbandaran tempatan.

Baru la kampong ada sumber pendapatan. Tapi kalau nak ikut model majlis perbandaran tempatan yang sedia ada ni, model ni kurang kreatif.  Kemahiran majlis atau dewan ni Cuma kutip CUKAI... J. 

Pentadbiran kampong perlu ada pelan jangka masa pendek, sederhana dan panjang yang lagi bagus daripada model kerajaan tempatan yang sedia ada

PENAMBAHBAIKAN KEMAJUAN EKONOMI

Kena la ada pulak, jawatankuasa ini berfungsi  macam perbadanan kemajuan ekonomi negeri, seperti JCorp, seperti PKNS, PKNP dll.  Jagan terlalu mengharapkan bantuan kewangan daripada kerajaan. Mula-mula memang perlu modal daripada kerajaan, tetapi seterusnya kena la pandai cari kewangan untuk kampong tu. Agensi perseketuan sangat la banyak di Malaysia. Cakap je industry apa? Pertanian ke FAMA, MARDI, MPOB, RISDA, FELDA…  Kayu, ikan, getah, nenas, semua ada agensi. Tu semua boleh bagi modal pendahuluan.

PENAMBAHBAIKAN KEMAJUAAN SOSIAL

Bab ni penting sangat, kalau kampong yang ramai tukang songlap, habis la… terlungkup terus… Bab ni kena la pikir-pikirkan sendiri.

Bolehkan jadikan KAMPUNG KUALITI macam ni!!!

Tapi Maintain La Rumah Tradisional Kita....

Penyelenggaraan Mesti Mantap Beb.....

Lembu Bagi La Gemuk-Gemuk Sikit...Kesian Lembu Kat Ladang Sawit., Macam Lembu Sakit........

Teknologi Memang Penting.

Apa macam… Teringin nak tengok kampong berkualiti macam ni???

QSHE preachers

   Edly Ramly

ABC

Pengekosan Berdasarkan Aktiviti: Langkah Kehadapan Untuk Mengekalkan Daya Saing Syarikat-Syarikat Malaysia.

Pertumbuhan ekonomi Malaysia bagi dekad yang lalu tidak boleh dipisahkan dengan pertumbuhan sektor pembuatan. Sebagai tulang belakang ekonomi Malaysia, sektor ini menwujudkan lebih 853.700 pekerjaan (2006-2010), berbanding dengan lain-lain sektor (perdagangan, hotel dan restoran yang semuanya hanya menyediakan 810.400 pekerjaan) seperti yang dilaporkan dalam Rancangan Malaysia ke 9 [1]. Walau bagaimanapun, kebanyakan syarikat-syarikat pembuatan kini sedang menghadapi cabaran yang lebih hebat untuk mengekalkan daya saing mereka. Bagi menyahut cabaran ini, mereka telah memulakan pelbagai inisiatif penambahbaikan proses seperti program TQM, pembuatan Lean, JIT, CIM, MRPII dan lain-lain. Namun, satu aspek yang mampu dikaitkan secara langsung kepada keuntungan syarikat, iaitu kos, mungkin telah menjadi faktor yang paling penting untuk kelangsungan perniagaan dalam jangka panjang, belum berjaya ditangani. Isu ini jelas ditonjolkan dalam “Relevance Lost: The Rise and Fall of Management Accounting”oleh Profesor Robert Kaplan dari Harvard Business School, Amerika Syarikat. Beliau dengan jelas menyatakan masalah yang dihadapi oleh kebanyakan syarikat-syarikat pengilangan termasuk yang berada di Malaysia [2],

“Today’s management accounting information, driven by the procedure and cycle of organization’s financial reporting system, is too late, too aggregate and too distorted to be relevant for managers’ planning and control decision”  

Oleh itu, adalah penting bagi syarikat-syarikat pembuatan tempatan pada hari ini untuk memahami, mengenal pasti dan seterusnya mengambil jalan penyelesaian baru bagi mengurangkan kos pengeluaran mereka. Sesungguhnya, keupayaan untuk memperolehi dan menggunakan maklumat kos yang tepat telah menjadi terlalu mendesak pada hari ini. Ianya tidak mungkin boleh diabaikan oleh syarikat-syarikat Malaysia jika mereka ingin memastikan kelangsungan perniagaan di dalam jangka masa panjang. Kaedah ini juga amat perlu dilaksanakan bagi mengekalkan daya saing samada untuk menarik pelanggan-pelanggan baru yang berpotensi atau pun bagi mengekalkan kesetiaan pelanggan mereka yang sedia ada. Malangnya, kebanyakan syarikat-syarikat pembuatan di Malaysia khususnya masih tidak dapat mengambil kesempatan ini. Mereka masih terus menghadapi masalah yang biasa dihadapi oleh syarikat  tradisional yang masih menggunakan sistem pengekosan lama yang telah dibina sekian lama, iaitu semasa sistem pengeluaran masih menggunakan buruh secara intensif. Oleh itu, syarikat-syarikat ini dikhuatiri tidak mampu menghadapi cabaran semasa operasi pembuatan sebagaimana yang dibimbangi oleh guru pengurusan moden, Peter Drucker [3].

“Traditional cost accounting in manufacturing – now seventy-five year old – does not record the non-producing, such as the cost of faulty quality, or of the machine being out of order, or of needed parts not being on hand. Yet these unrecorded and uncontrolled costs in some plants run as high as the costs that traditional accounting does record:”

Sudah tiba masanya, syarikat-syarikat tempatan untuk mengkaji semula dasar dan strategi operasi mereka serta mengambil langkah untuk maju ke hadapan dengan menerima pakai penyelesaian yang lebih baik dan berkesan. Ianya boleh dilakukan jika mereka sanggup mengambil kesempatan daripada inovasi dalam bidang perakaunan pengurusan yang telah diwujudkan sejak 20 tahun yang lalu yang dikenali sebagai Pengekosan Berasaskan Aktiviti (ABC). Dengan membuat keputusan strategik ini, syarikat-syarikat tempatan telah memulakan langkah yang bermakna kepada usaha pembaikan proses secara lebih berkesan. Ia juga bermakna mereka telah mempunyai alatan yang lebih efektif bagi membuat keputusan yang menjanjikan hasil perniagaan yang lebih baik [3],

By contrast, a new method of cost accounting developed in the past ten years – called ‘activity-based’ accounting – record all costs. And it related them, as traditional cost accounting cannot, to value added. Within the next ten years it should be in general use. And then we will have operational control in manufacturing”

(Peter Drucker, Managing in a Time of Great Change, 1995, pp. 101)

Kaedah ABC seperti yang ditakrifkan oleh Konsortium Pembuatan Termaju- Antarabangsa (CAM-I) adalah satu kaedah menentukan kos produk atau servis, kos aktiviti-aktiviti dan kos sumber-sumber [4]. Kaedah ABC dapat memperuntukkan kos sumber-sumber perniagaan kepada aktiviti-aktiviti operasi berdasarkan penggunaan sebenar sumber-sumber tersebut. Begitu juga kos aktiviti mampu dihubungkan terus kepada produk berdasarkan kadar penggunaan sebenar aktiviti-aktiviti tersebut. Dengan menggunakan kaedah ABC, sebuah syarikat mampu untuk mengenal pasti sebab sesuatu kos itu berlaku kepada produk, kepada aktiviti dan sumber dalam syarikat [8]. Dari perspektif proses pembuatan, pihak pengurusan boleh mengesan setiap jenis kos yang dikenakan kepada produk atau perkhidmatan dalam dua peringkat secara lebih sistemetik: (1) dari kos sumber kepada kolam kos, dan (2) dari kolam kos kepada produk atau servis. Berbeza dengan kaedah pengekosan tradisional, syarikat-syarikat yang menggunakan kaedah ABC mempunyai kelebihan tambahan selain daripada dapat menentukan kos produk atau servis dengan lebih tepat. Kaedah ini bukan sahaja menyediakan data kewangan dengan lebih tepat dan pantas, malah ia juga mampu menyediakan maklumat bukan kewangan yang dapat digunakan bagi menilai prestasi aktiviti dalam setiap tahap operasi pengeluaran [5]. Dengan kelebihan yang didapati sudah sepatutnya kaedah ABC diterima pakai oleh syarikat tempatan masa kini. Maka, persoalan selanjutnya yang harus kita bertanya kepada syarikat-syarikat ini kenapakah mereka belum mampu menggunakan kaedah ABC dalam operasi perniagaan mereka?

Hasil kajian penyelidik sebelum ini dapat menjelaskan alasan utama di atas ketidakmampuan syarikat-syarikat tempatan menerima pendekatan kaedah ABC untuk menyelesaikan masalah operasi dalam perniagaan mereka. Halangan utama yang biasa dihadapi adalah pada peringkat memulakan inisiatif program ABC. Ini tidak dapat dielakkan memandangkan kaedah ini masih baru dan belum meluas digunakan serta kurangnya pendedahan di atas kejayaan pelaksanaannya. Di sebalik alasan utama yang boleh dikaitkan dengan halangan yang dinyatakan ini, masalah sebenarnya adalah disebabkan kerana kurangnya pengetahuan, kemahiran dan sikap yang kurang sesuai untuk terhadap kaedah ini. Bagi mengatasinya, syarikat-syarikat tempatan boleh mengikuti saranan yang dikemukakan oleh kebanyakan pakar dalam proses pembuatan agar kakitangan teknikal seperti jurutera, eksekutif pembuatan atau ketua organisasi pembuatan diberikan peranan utama untuk memulakan projek ABC. Ini kerana golongan ini perlu berurusan terus dengan aspek operasi pengilangan. Walau bagaimanapun, syarikat mungkin menghadapi dilema kerana berkemungkinan belum mempunyai  jurutera yang bersedia untuk mengambil cabaran baru ini. Sebagai seorang jurutera yang terlibat dibidang kualiti dan kos atau operasi pembuatan beliau seharusnya bersedia untuk berhadapan dengan tugas baru ini disamping terus melaksanakan tugas-tugas hakikinya. Antara tugas-tugas biasa seorang jurutera adalah berkaitan pentadbiran (yang melibatkan isu kakitangan operasi), tugas-tugas perakaunan (yang berkaitan belanjawan, perolehan dan inventori), pengurusan loji (seperti kawalan, penyelenggaraan dan pembaikan proses) dan pembangunan dan kebajikan staf. Sebagai tambahan, pakar-pakar pembuatan telah mengesyorkan agar para jurutera pembuatan pada zaman ini harus melengkapkan diri mereka dengan pengetahuan dan kemahiran untuk melaksanakan kaedah ABC [6]. 

‘All engineers should learn to practice ABC, because the traditional method of allocating overhead uses only high-level information about costs, and the general ledger system does not provide information related to time and resources spent on assignments and activities. In contrast, a well-practiced ABC method offers specific insight that include (a) a clearer picture for management of what generates profits and losses for companies, (b) the ability to tract operating profits for specific cost objects (such as customers, orders, and products), (c) the ability to determine whether a service center is efficient or deficient, and (d) the possibility to externalize the relative profitability among products and customers’

(Chang, C. M., 2005, pp.146)

Penutup.

Penerimaan dan pelaksanaan kaedah ABC sebenarnya merupakan titik tolak yang penting dalam usaha syarikat membuat penambahbaikan dalam operasi mereka. Ia juga sekali gus akan membantu pengurusan atasan dalam membuat keputusan strategik dengan lebih efektif. Langkah ini juga boleh dilihat sebagai satu simbol bersifat dalaman kepada satu usaha yang lebih besar ke arah pembelajaran dan transformasi syarikat mencapai peningkatan prestasi keseluruhan yang lebih gemilang. Oleh itu, pelaksanaan kaedah ABC seharusnya dikaitkan dengan strategi keseluruhan organisasi perniagaan. Pelaksanaannya bukan sahaja patut di fokus untuk meningkatkan kemampuan sistem maklumat syarikat, malah ianya juga perlu mampu memotivasikan semua kakitangan syarikat ke arah mencapai objektif syarikat secara bersepadu. Ini bermakna inisiatif ABC perlu diintegrasikan dengan lain-lain pendekatan yang dilaksanakan sebelum ini. Dalam perkataan lain, kaedah ABC mesti diterima sebagai sebahagian daripada pendekatan holistik  strategi perniagaan syarikat. Pihak pengurusan atasan mesti berusaha untuk memastikan kaedah ABC tidak hanya dilihat sebagai alat penyelesaian berbentuk teknikal, malah harus juga dilihat sebagai alat perniagaan yang mampu memberi penyelesaian kepada kehendak semua pihak yang berkepentingan dalam sesuatu perniagaan.

Rujukan:

1      Ninth Malaysian Plan, Up scaling Manufacturing and Related Services, Nine Malaysia Plan Report, 2006-2010, Government of Malaysia, 2005, pp. 529 and pp. 131.

2      Johnson, H.T. and Kaplan, R.S., Relevance Lost: the Rise and Fall of Management Acounting, Boston Massachusetts. Harvard Business School Press, 1987.              

3      Drucker, P. F., Managing in a Time of Great Change. New York: Truman Talley Books/Dutton, 1995.

4      CAM-I, Consortium of Advanced Management, International (http://www.cam-i.org, 30/4/2010).

5      Sohal A.S. and Chung W.W.C., Activity based costing in manufacturing: two case studies on implementation, Integrated Manufacturing Systems. 9(3),1998, pp. 137-147.

6              Chang, C. M., Engineering Management: Challenges in the New Millennium, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2005.

Ergonomics or economies: Cost vs. Quality

Ergonomics or economies: Cost vs. Quality

By Mohd Nasrull Abd Rahman

Tutor, JKPI, FKMP, UTHM

Email: nasrull_83@hotmail.com

Ergonomik ataupun ekonomi? Dan kaitannya dengan kos dan kualiti. Banyak persoalan yang timbul di kalangan para penggiat industri tentang makna sebenar ergonomik dan seringkali disalahertikan dengan kata ekonomi. Ianya memang benar ergonomik seringkali berkait rapat dengan ekonomi tetapi ianya perlu dipandang secara meluas dalam aspek keselematan dan kesihatan pekerjaan (OSH). Objektif utama ergonomik itu sendiri adalah untuk meningkatkan produktiviti serta mengurangkan risiko kecederaan dikalangan para pekerja. Dari segi peningkatan produktiviti terbahagi kepada 2 bahagian iaitu produktiviti pekerja dan produktiviti bahan atau produk itu sendiri. Produktiviti pekerja boleh dihasilkan melalui merekabentuk keadaan di tempat kerja dengan menggunakan prinsip ergonomik seperti mengurangkan faktor risiko ergonomik di tempat kerja seperti keadaan postur badan yang statik seperti membongkok semasa mengangkat beban dan ditambah pula dengan kerja yang berulang-ulang. Dan sememangnya jika produktiviti pekerja menurun disebabkan masalah kecederaan yang dialami akibat dari masalah ergonomik di tempat kerja ianya secara tidak langsung memberi kesan kepada produkktiviti produk atau bahan itu sendiri. Dari segi kosnya, tuntutan pekerja terhadap SOCSO juga semakin bertambah disebabkan masalah kecedaraan yang dikenali sebagai work-related musculoskeletal disorders (WMSDs) dan contoh yang paling ketara sejak kebelangkangan ini di dalam kecederaan WMSDs adalah low back pain (LBP) dan carpal tunnel syndrome (CTS). Disinilah majikan akan mula sedar tentang pentingnya prinsip ergonomic di tempat kerja dan seterusnya jika masalah ini tidak dapat diatasi dengan segera maka peningkatan kos dari segi perubatan, tuntutan insuran, ketidakhadiran pekerja, moral pekerja menjadi rendah dan secara tidak langsung faktor-faktor ini berkait rapat dengan ekonomi didalam kos dan kualiti pekerjaan itu sendiri.

Tamat.