LEAN - Case Study - Sistem Penyampaian 1

Buat masa ini, banyak initiatif yang cuba dijalankan oleh kerajaan untuk menjadikan operasi mereka leboih lean. Sebelum saya kongsi beberapa case study lain yang diutara semasa sessi kurus lean beberapa agensi kerajaan yang lain, rencana ini dipetik daripada:

http://pmr.penerangan.gov.my/index.php/component/content/article/79-mengenai-kerajaan/8577-sistem-penyampaian-kerajaan-.html

Kerajaan sentiasa mengambil perhatian dan berusaha untuk meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan semua kementerian dan agensi sektor awam. Pelbagai tindakan susulan telah dilaksanakan dengan memberi penekanan kepada lima (5) aspek berikut, iaitu:

·         pembangunan Sumber Manusia; 

·         pemantapan sistem dan prosedur kerja; 

·         pengemaskinian undang-undang dan akta; 

·         penggunaan ICT dalam penyampaian perkhidmatan; dan 

·         pelaksanaan transformasi organisasi secara menyeluruh.

Selain daripada usaha berterusan seperti yang tersebut, mulai tahun 2007, kerajaan telah mengambil inisiatif untuk menubuhkan Pasukan Petugas Khas Pemudahcara Perniagaan, yang  dikenali secara ringkas sebagai PEMUDAH.

PEMUDAH merupakan satu perkongsian bistari (smart partnership) di antara kerajaan dan sektor swasta yang diwakili oleh Federation of Malaysian Manufacturers (FMM).  PEMUDAH telah berjaya menghasilkan beberapa pembaharuan dan peningkatan kecekapan penyampaian dengan memudahcarakan prosidur dan tempoh pengurusan..

Contoh 1 - Tempoh pengeluaran passport dari beberapa minggu sehingga hanya dua (2) jam yang merupakan satu rekod sedunia.

Contoh 2: 
Secara khusus, mengenai pemantapan pengurusan kewangan, sukacita dimaklumkan bahawa, melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2006, semua agensi Kerajaan dikehendaki menguruskan pembayaran bil dan tuntutan tidak lewat dari 14 hari dari tarikh ianya diterima. Berdasarkan pemantauan rapi yang dilaksanakan, prestasi agensi-agensi Kerajaan dalam menguruskan pembayaran bil dan tuntutan telah bertambah baik. Bagi tempoh 1 hingga 31 Oktober 2009 misalnya, prestasi pengurusan bil bagi 24 Kementerian adalah seperti berikut:

* Pembayaran dalam tempoh 14 hari ialah 96.67%  dengan melibatkan 446,147 bil, di mana 86.66% mencapai tahap pembayaran dalam tempoh 7 hari yang melibatkan 391,858 bil

* Pembayaran lewat iaitu melebihi 14 hari ialah 1.33%  yang melibatkan 6,030 bil

Contoh 3:

Untuk meningkatkan lagi kecekapan dalam menguruskan surat-menyurat, Kerajaan telah menetapkan dalam para 6.10 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 bahawa semua surat yang diterima hendaklah diambil tindakan segera. Sekiranya surat itu memerlukan jawapan segera, ia hendaklah dibalas dalam masa yang singkat. Sekiranya jawapan segera tidak dapat diberikan, penulis surat itu hendaklah dimaklumkan melalui surat akuan terima yang menyatakan bahawa tindakan sedang diambil dan jawapan yang lengkap akan disusuli dalam satu jangka masa yang dinyatakan.

Contoh 4: Lesen Perniagaan

Sila rujuk Blog MPC

http://blog.mpc.gov.my/index.php/2011/07/12/meningkatkan-penyampaian-perkhidmatan-sektor-awam-melalui-pemodenan-lesen-perniagaan?blog=6

Kerajaan akan terus berusaha gigih, dengan menggunakan kaedah pengurusan dan teknologi yang bersesuaian untuk terus meningkatkan lagi mutu system penyampaian sektor awam supaya lebih responsive serta dapat memenuhi kehendak rakyat jelata. Dalam pada ini, kerajaan sentiasa mengalu-alukan dan menghargai maklumbalas dan teguran secara spesifik daripada orang awam, dan khasnya daripada wakil rakyat.

-CER-

LEAN - Step 1 Awareness

Strategi pertama untuk perlakasanaan LEAN adalah kesedaran tentang WASTE ataupun PEMBAZIRAN.

Ramai yang tidak sedar, pembaziran ada didepan mata. Banyak juga terfikir tentang pembaziran elektrik, penjimatan kos dan sebagainya.

Ada pembaziran yang sudah menjadi akar umbi, manakala ada juga yang baru nak bermula.

Kita perlu faham sebelum lain-lain pembaziran berlaku, ia berlaku kerana ada PROSES yang tidak perly DILAKUKAN.

PROSES TIDAK PERLU

1) Termasuklah proses yang tidak diperlukan oleh PELANGGAN. Dalam erti kata lain, pelanggan tak kisah, kita buat ataupun tak buat.
- MENUNGGU
- PERGERAKAN DALAM PEJABAT
- MENYEMAK BERULANG-ULANG mahupun approval atau birokrasi

2) Proses yang tidak diperlukan oleh ORGANISASI. Selalunya proses ini dicipta kerana perasaan TAKUT-TAKUT
Contohnya -
takut-takut salah... jadi kena la check banyak kali
takut-takut tak cukup... beli barang banyak
takut-takut pelanggan minta
takut-takut BOSS marah
taku-takut mesin rosak
takut-takut ambik masa ynag lama untuk set-up
dan macam-macam takut-takut

SEMUA PROSES INI TIDAK MENAMBAH NILAI dan kita perlu sedar yang proses ini adalah PEMBAZIRAN.

-CER-

Apa itu LEAN?

Perkataan “Lean”  menjadi terkenal apabila Womack dan Jone menerbitkan buku “Lean Thinking” pada tahun 1996. Perkataan Lean digunakan  bukan bermaksud ... sandar. Jika kita lihat kamus bahasa Inggeris, Lean juga bermaksud KURUS. Kaitan kurus, adalah menjalankan aktiviti dengan secara SLIM dan tak berlemak.

Lean dalam konteks kualiti dan kos bermaksud “EFISYEN”. Efisyen bermaksud menjalankan aktiviti dengan mengoptimakan sumber, termasuklah masa, sumber manusia, tenaga dan juga kewangan. Dalam masa yang sama, memenuhi kehendak pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Apakah MATLAMAT utama LEAN

Matlamat utama lean ada MENGHAPUSKAN pembaziran. Sbelum perkataan lean digunakan, teknik yang sama digunakan oleh Lean adalah TPS ataupun Toyota Production System. TPS telah diamalkan oleh pihak Jepun semenjak tahun 60 an kerana mereka kekurangan sumber, termasuklah tanah dan sumber asli. Jadi mereka kena memikirkan bagaimana untuk mengoptimakan sumber-sumber yang ada.

Apakah PEMBAZIRAN  (WASTE) yang ada didalam operasi

Teknik VAVE (value analysis dan value engineering) memfokuskan  rekabentuk dan pembangunan (design dan development) untuk produk, manakala LEAN memfokuskan kepada operasi.

Ada TIGA jenis pembaziran  proses yang mudah untuk di INGATI iaitu

WAIT (TUNGGU)

CHECK (SEMAK)

MOVE (GERAK)

Manakala TOYOTA pula memperkenalkan 7 jenis Pembaziran iaitu, Wait, Over-produce, Motion, Rework, over-proses, inventory dan conveyance (ataupun transpirt). Ada yang menambah pembaziran Maklumat )Information) dan berbagai lagi.

Apakah STRATEGI Lean.

Jika mengikut  Lean Thinking” ada 5 strategi. Tetapi saya lebih suka meringkaskan strategi LEAN kepada TIGA iaitu:

1     1) SEDAR wujudnya PEMBAZIRAN

       2) KENALPASTI Pembaziran itu dimana

       3) HAPUSKAN atau KURANGKAN pembaziran tersebut

Ada berbagai teknik dan alat (tools) yang boleh digunakan sperti menggunakan VSM, Poka YOKE, 5S dan lain-lain lagi.

SUDAHKAN anda melaksanakan LEAN. Keran apembaziran itu adalah AMALAN SYAITAN

Salam hormat dari saya

\

-CER-

Di Sedenak, (untuk berfikir  sejenaka)  Kulai

Workshop LEAN di Suzhou - Tahun 2001 kot

He he he... terjumpa gambar lama. Dalam banyak-banyak worksyop LEAN, ni je gambar yang jumpa... macam kelakar pulak tengok gmbar muda-muda dulu...

Dulu buat worksyop, kena hand-on sekali..

 Entah faham ke tak pakcik ni...

Tangga buluh tu... he he

InsyaAllah, saya kongsikan apa itu Lean dan bagaimana melaksanakan lean...

-CER-

MINGGU LEAN

Minggu ni, saya ingin berkongsi sedikit tentang LEAN. Lean adalah antara bidang kepakaran saya selepas audit sistem pengurusan.

Lean antara antara bidang kerjaya saya yang pertama setelah dilantik sebagai Pegawai Promosi Lean pada tahun 2000. Walaupun sebelum itu saya tidak pernah dengar tentang Lean, saya bertuah kerana diberi kepercayaan untuk mempromosikan Lean untuk TRW (sebelum ini dikenali sebagai LUCAS) bersama mentor saya Mr Tom Draper daripada TRW US dan juga sahabat darupada plant-plant TRW yang lain termasuklah En Halim Baharom daripada TRW Bkt Beruntung, Ji Hong daripada Suzhou dan ramai lagi sahabat-sahabat yang lain dari seluruh pelusuk dunia.

Bersama pakar-pakar LEan daripada APO 

Syukor, pada tahun lepas, saya bersama MPC Wilayah Pantai Tinur dapat melancarkan program LEAN kepada PKNP (PErbadanan Kemajuan Negeri Pahang) dan kemudian bersama-sama dengar pakar-pakar Lean yang lain daripada Jepun untuk bersama-sama menjadi mentor dan speaker untuk Lean Seminar untuk PENGURUSAN HOSPITAL di Iran.

Tahun ini, saya dapat bersama-sama dengan pengarah dan pegawai-pegawai MPC (Malaysia Productiviti Corporation) untuk berkongsi dan membangun pakar serta modul berkaitan Lean.

Minggu ini pula dalah minggu yang istemewa kerana saya dapat bersama-saya dengan Pengarah dan kakitangan Pejabat Tanah dan Galian negeri Perak untuk Taklimat Lean pada perhimpunan PTG PErak kali ke-8. Selepas itu saya berkongsi pengalaman dengan kakitangan Pejabat SUK negeri Pulau Pinang di Dewan Seri Pinang untuk sessi  kursus lean.

InsyaAllah, saya akan kongsikan jugak, idea perlaksanaan lean dalam penambahbaikan Sistem Penyampaian PErkhimatan Awam. Mula-mula saya kan kongsikan apakah itu Lean.

Selamat membaca.



-CER-
29 Nov 2012
Dewan Sri Pinang, Pulau Pinang

KKK - Berkampung di Penang

Kualiti Kedai Kopi... minggu ni lepak 3 hari di George Town, Penang, Malaysia. Biasa dok kat Juru, Prai, kali ni dok kat pusat bandar. Apa-apa pun tahniah buat skuad Malaysia, dapat menundukkan Laos 4-1 sebentar tadi, semoga next game... lagi kelas. Balik ke cerita Penang tadi, ada beberapa perkara yang best kat sini:

1) Nasi Kandar Beratuq memang kick 

2) Tourist boleh tahan ramai (ekonomi dan income sure baguih punya)

3) Dapat pakai Penang Free Wifi (jimat data pakej aku)

4) Kali pertama bagi training untuk Pejabat SUK untuk perlaksanaan LEAN (team diorang memang proaktif, banyak idea penambahbaikan sistem penyampaian diterima oleh mereka - Aku orang Johor pun tak pernah kena jemput utk cadangkan perlaksanaan lean utk state administration)

5) dan ada byk agi yang best

Cuma ada sikit pandangan, untuk penambahbaikan KUALITI hidup masyarakat kat sana:

1) Sistem pengangkutan awam, kalau ada sistem MRT ke, monorail ke lagi baguih. Yang penting dari seberang ke pusat2 utama di Pulau. Buat jambatan kedua pun tak selesai masalah jam, tambahlah berapa banyak lebuhraya pun takkan settle.

2) Pejabat pentadbiran negeri, termasuklah SUK, DUN elok buat kat tanah besar, seperti Bertam ke. Georgetown patut fokus kepada pelancungan heritage, bukan pentadbiran negeri.

3) Lepak kat Jalan Masjid Kapitan Kling, jumpa banyak homeless dan pengemis. Lebih baik, bawak diorang gi pusat shelter yang bersesuaian. Merosakkan imej bandar jek dan jugak negeri.

4) Tempat pejalan kaki, longkang boleh diperbaiki lagi... banyak yang tiba-tiba hilang arah (negara maju biasanya tempat pejalan kaki diorang detail dan tak hilang tiba-tiba)...

Ni je yang terlintas malam ni.

Blurp.. sendawa lepas bedal nasik kandar lepas tengok bola tadi.... selamat malam semua

-CER-

Dari kota heritage Georgetown Penang

Quality 1st - Defining Quality

There are few interesting statement on Quality on one of the factory that I visit i.e.

"MAKE PEOPLE FIRST BEFORE MAKE PRODUCT"

"Imagine Quality without U and I" ............... QALTY ... some people say it is FAULTY

U (you) and I mean the quality cannot be achieved without people. That why the definition of quality should start with:

ATTITUTE

APTITUTE (KNOWLEDGE)

SPECS/ STANDARDS

CUSTOMER SATISFACTION

Just think about it.... Good night

-CER-